Metadaten
Metadaten sind zusätzliche Informationen, die für ein Objekt in FirstSpirit zur Verfügung stehen. Solche Informationen können z. B. „letztes Änderungsdatum“, „letzter bearbeitender Redakteur“, „Freigegeben von“, „Versionsnummer“ usw. sein.
Einige vom System vergebene Metadaten können auf jedem Knoten der Baumstruktur durch die Tastaturkombination Alt+P abgerufen werden. So kann z. B. auf diese Weise die Anzahl der eingebundenen Medien erfragt werden.
Neben diesen vom System vergebenen Metadaten besteht die Möglichkeit, weitere Metadaten zu definieren, die vom Benutzer verwaltet werden. Auf dem Register „Metadaten“ kann der Benutzer Änderungen an diesen benutzerdefinierten Informationen vornehmen.
Damit in einem Projekt Metadaten verwendet werden können, muss eine Metadaten-Vorlage für das Projekt definiert worden sein (siehe dazu in Metadaten (→Online Dokumentation FirstSpirit)).
Um Metadaten bearbeiten zu können, sind spezielle Rechte erforderlich, die im Fenster Rechteverwaltung vergeben werden müssen. Änderungen an den Metadaten können nur im Bearbeitungsmodus vorgenommen werden.
Für jedes Projekt lassen sich projektspezifische Datenstrukturen definieren, über die eine hierarchische Beschreibung der Objekte in der Inhalts-, Struktur-, Medien- und Datenquellen-Verwaltung eingegeben werden kann.
Die Auswertung der Projektdaten kann auf drei unterschiedliche Arten erfolgen:
- Beim Auslesen einer Metadaten-Variable wird der ausgewählte Knoten überprüft. Ist diese Variable leer, dann wird ein Leerstring ausgegeben, ansonsten der entsprechende Wert der Variable.
- Beim Auslesen einer Metadaten-Variable wird immer zuerst der ausgewählte Knoten überprüft. Ist diese Variable leer, dann wird der in der Hierarchie nächst höhere Knoten gesucht, in dem diese Variable mit einem Wert gefüllt ist und dieser Wert wird ausgegeben.
- Beim Auslesen einer Metadaten-Variable wird von der Verwaltungs-Wurzel angefangen, jeder Knoten in der Hierarchie bis zum ausgewählten Knoten überprüft. Die Werte der Hierarchieknoten werden der Reihe nach ausgegeben und durch ein Trennzeichen getrennt.
Im Falle von Absatzreferenzen werden für Auswertungsmethode 1 und 2 zur Ermittlung der Metainformationen der jeweilige Quellabsatz herangezogen bzw. die Objektkette des Quellabsatzes, für Auswertungsmethode 3 dagegen die Objektkette der Absatzreferenz.
Welche Struktur die Metadaten eines Projektes haben sollen und welche Auswertungsmethode angewendet werden soll, wird vom Vorlagenentwickler festgelegt (siehe dazu in Metadaten (→Online Dokumentation FirstSpirit)) und ist in der entsprechenden Projekt-Dokumentation nachzulesen.
Jeder Knoten in der Baumstruktur, für den der Benutzer Metadaten angegeben hat, wird durch ein 
hinter dem Objektnamen gekennzeichnet.
Arbeiten mit Metadaten
Im Arbeitsbereich lässt sich direkt am Register „Metadaten“ erkennen, ob für den aktuellen Knoten explizit Metadaten gesetzt sind oder nicht.
Metadaten-Register – explizit gesetzt
Modus „Metadaten explizit gesetzt“:
Sind Metadaten explizit gesetzt, wird ein Haken auf dem Register „Metadaten“ angezeigt.
In diesem Modus können die Felder des Formulars auf dem Metadaten-Register bearbeitet werden.
Explizit gesetzte Metadaten entfernen: Befindet sich der Knoten im Bearbeitungs-Modus, können durch einen Klick auf den Haken alle Metadaten des Knotens nach Bestätigen einer Sicherheitsabfrage gelöscht werden.
Metadaten-Register – NICHT explizit gesetzt
Modus „Metadaten nicht gesetzt“:
Sind keine expliziten Metadaten gesetzt, wird kein Haken auf dem Register „Metadaten“ angezeigt.
In diesem Modus können die Felder des Formulars auf dem Metadaten-Register nicht bearbeitet werden, auch dann nicht, wenn der Bearbeitungs-Modus für den Knoten aktiviert ist.
Allerdings werden in diesem Modus geerbte Metadaten angezeigt, d. h. Metadaten, die auf übergeordneten Knoten explizit gesetzt sind. Auf welchem übergeordneten Knoten die auf dem aktuellen Knoten angezeigten Metadaten explizit gesetzt sind, kann in der Baumstruktur anhand des Icons (Menü „Ansicht“, Eintrag Symbole einblenden (Metadaten, Pakete, Rechte) aktivieren) ermittelt werden.
Metadaten explizit setzen: Befindet sich der Knoten im Bearbeitungs-Modus, kann durch einen Klick auf den Kreis in den Modus „Metadaten gesetzt“ gewechselt werden.