Konzept von FirstSpirit

Bei umfangreichen Publikationen, beispielsweise der Webseite eines Unternehmens, fällt eine Vielzahl von Informationen an, die verwaltet, aktualisiert und publiziert werden müssen. FirstSpirit versucht dies durch eine Aufteilung in unterschiedliche Verwaltungsbereiche – unter Beibehaltung der strikten Trennung von Layout, Inhalt und Struktur – so leicht wie möglich zu machen. Der Benutzer soll, abhängig von der Rolle, der er im Projekt zugeteilt wurde, jederzeit die Übersicht über Inhalt und Aufbau behalten.

Verwaltungsbereiche

Innerhalb des SiteArchitect werden unterschiedliche Inhalte (beispielsweise Bilder, Dateien, strukturierte Daten, Layout und Navigationsstruktur) in getrennten Bereichen verwaltet (auch „Verwaltungen“). Dieses Konzept erfüllt das Paradigma der Trennung von Struktur, Inhalt und Darstellung einer Webseite. Die einzelnen Bereiche können unabhängig voneinander geändert und Inhalte jederzeit wiederverwendet werden. Dieses Konzept erlaubt beispielsweise, dass Redakteure redaktionelle Änderungen leicht, effizient und vor allem ohne Kenntnisse von HTML und XML durchführen können.

Der SiteArchitect ist in sechs farblich unterschiedliche Verwaltungsbereiche aufgeteilt, die zwar strikt voneinander getrennt sind, aber in funktionaler Abhängigkeit stehen. Die Farben der Verwaltungsbereiche geben unter anderem an, in welchem Elementtyp die Daten gespeichert werden und in welchem Verwaltungsbereich gerade Änderungen vorgenommen werden. Die Farbgebung lässt sich aber nicht nur in der Baumstruktur eines Verwaltungsbereiches ablesen, sondern findet sich auch an vielen anderen Stellen im SiteArchitect wieder. So z. B. in der horizontalen Symbolleiste, in der Register-Navigation des Bearbeitungsbereiches oder an den Registern der Integrierten Vorschau.

• Die Inhalte-Verwaltung enthält alle Seiten und deren redaktionelle Inhalte.
• Die Datenquellen-Verwaltung dient der Erstellung stark strukturierter Seiten durch Verwaltung der Inhalte über Datenbankmechanismen.
• Die Medien-Verwaltung enthält alle Mediendateien, die im Projekt verwendet werden. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um klassische Bilddateien handeln. Die Medien-Verwaltung verwaltet auch andere Arten von Dateien, die beispielsweise auf einer Seite zum Download bereitgestellt werden können (Audio- und Video-Dateien, Flash-Animationen, PDF-Dokumente, Stylesheets, u.v.a.m.).
• Die Struktur-Verwaltung bestimmt die Navigationsstruktur der Webseite.
• Die Vorlagen-Verwaltung umfasst alle Informationen, die das Layout und die Funktion der Webseite betreffen. Für eine detaillierte Beschreibung siehe Vorlagenentwicklung (→Online Dokumentation FirstSpirit).
• Die Globalen Einstellungen enthalten globale Benutzer- und Projekteinstellungen, globale (mehrfach verwendete) Inhalte sowie Definitionen von URLs.

Rechtevergabe

Darüber hinaus bietet FirstSpirit ein gut durchdachtes System der Rechtevergabe, da eine große Webseite sich nur mit genau definierten Aufgaben jedes einzelnen Mitarbeiters effektiv verwalten lässt. Jede Webseite, die mit FirstSpirit angelegt und gepflegt wird, wird als „Projekt“ bezeichnet. Ein Rollenkonzept regelt den aufgabenbezogenen Zugriff auf Teile des Systems und bildet die Arbeitsteilung eines Teams innerhalb des Projektes ab. Damit kann die Verteilung der Rechte intuitiv in nachvollziehbaren Rollen geschehen. Für jede Rolle wird ein Berechtigungskonzept erstellt, das der entsprechenden Gruppe von Mitarbeitern übertragen wird. Meldet sich ein Benutzer in FirstSpirit mit seiner Kennung und seinem Passwort an, erhält er nur in dem Umfang Zugriff auf das System, wie ihm auch Berechtigungen entsprechend seiner Rolle übertragen wurden. Ein Administrator bekommt beispielsweise alle Rechte für den Zugriff auf Systemeinstellungen, der Chefredakteur Zugriff auf die Struktur der Webseite und der Redakteur erhält beispielsweise nur den Zugriff auf einen speziellen Teilbereich zur Pflege der Webseite (siehe Rechtevergabe im SiteArchitect).

FirstSpirit unterscheidet zwischen Rechten, die für einen Benutzer von FirstSpirit gültig sind, beispielsweise für einen Redakteur (Redaktionsrechte), und Rechten, die für einen Besucher der mit FirstSpirit generierte Seite (Benutzerrechten) definiert wurden:

• Redaktionsrechte: sind die Rechte, die für einen Benutzer von FirstSpirit gültig sind.
• Rechte zur Ausführung von Arbeitsabläufen: sind eine spezielle Art der Redaktionsrechte, die sich nur auf die Arbeitsabläufe innerhalb eines Projekts beziehen.
• Benutzerrechte: sind Rechte, die für den „Besucher“ der mit FirstSpirit generierten Webseite gültig sind. Benutzerrechte sind immer mit dem eingesetzten Personalisierungssystem verknüpft.

Mehrsprachigkeit

FirstSpirit unterstützt konsequent das Konzept der Mehrsprachigkeit, das sich durch alle Aspekte von FirstSpirit zieht.

1. Spracheinstellung des SiteArchitect („Locale“): Diese Einstellung wird über die Combobox der FirstSpirit Startseite definiert und wirkt sich sowohl auf die Sprache der Startseite als auch auf die Sprache aller FirstSpirit-Anwendungen aus (einschließlich des SiteArchitect), die über die Startseite gestartet werden. Die Locale-Sprache bestimmt im SiteArchitect die Beschriftung der Menüleiste, der Dialoge und aller Inhalte, die nicht sprachabhängig vom Redakteur oder vom Vorlagenentwickler im Projekt hinterlegt wurden. Aktuell können die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Russisch, Italienisch und Niederländisch ausgewählt werden.
2. Redaktionssprachen: Werden vom Projektadministrator für ein Projekt festgelegt und können anschließend über das Menü „Ansicht – Bevorzugte Anzeigesprache“, eingestellt werden. Die Redaktionssprachen wirken sich auf sprachabhängige Inhalte aus, die vom Vorlagenentwickler, z. B. innerhalb der Seiten- oder Absatzvorlagen, definiert wurden. Dem Redakteur werden die entsprechenden sprachabhängigen Beschriftungen beispielsweise im Formularbereich (Beschriftung der Eingabefelder, Tooltips, Elemente einer Combobox usw.) angezeigt.
3. Projektsprachen (Inhaltssprachen): Die dritte Einstellungsmöglichkeit betrifft die Projektsprachen, also die Sprachen, die vom Projektadministrator für die Aufnahme der sprachabhängigen, redaktionellen Inhalte definiert wurden. Die redaktionellen Inhalte können im SiteArchitect über die Sprachregister der Inhalte-, Medien- und Datenquellen-Verwaltung eingepflegt werden.                                    
   Eine generierte Webseite kann dann mehrsprachig sein, das bedeutet, im Formularbereich stehen pro Projektsprache (pro Register) unterschiedliche Eingabefelder zur Verfügung, beispielsweise für Texte und Medien, deren Inhalte abhängig von der gewählten Sprache („sprachabhängig“) dargestellt werden sollen.            
   Es ist aber auch möglich, Eingabefelder „sprachunabhängig“ zu definieren. In diesem Fall wird der Inhalt nur einmal eingepflegt, steht aber in allen Projektsprachen zur Verfügung. Sinnvoll ist diese zeitsparende sprachunabhängige Definition von Inhalten beispielsweise bei der Darstellung von Bildern (ohne Text) oder bei Zahlenangaben (z. B. Produktbeschreibungen, Abmessungen).                        
   Neben einfachen redaktionellen Inhalten können auch strukturierte Inhalte aus einer Datenbank eingebunden werden. Auch in diesem Fall wird das Konzept der Mehrsprachigkeit berücksichtigt.

FirstSpirit bietet außerdem eine Unterstützung für automatisierte Übersetzungsprozesse, beispielsweise:

• XML Export/Import (z. B. für Trados).
• Möglichkeit zur inkrementellen Übersetzung über die Funktion „Seite noch nicht vollständig übersetzt“ (siehe Seite Einstellungen auf Seitenebene).
• Die Möglichkeit eines Fallbacks, das heißt, einer konfigurierbaren, automatischen Sprachersetzung. Ist der Inhalt einer Seite in einer bestimmten Sprache nicht vorhanden, kann der Inhalt ersatzweise in einer anderen Sprache angezeigt werden, beispielsweise der Projektmastersprache.

Zum Konzept der Mehrsprachigkeit in FirstSpirit siehe auch Sprachen in FirstSpirit (→Online Dokumentation FirstSpirit).

Multi-User-Betrieb

FirstSpirit wurde für den Betrieb in Multi-User-Umgebungen konzipiert. Das bedeutet, dass insbesondere die redaktionelle Pflege der Inhalte, durch eine Vielzahl von Mitarbeitern, parallel innerhalb eines Projekts ausgeführt werden kann. Aufgrund der engen Teamarbeit muss dabei gewährleistet sein, dass keine Konflikte beim gemeinsamen Zugriff auf einzelne Objekte auftreten.

FirstSpirit unterscheidet zwischen Aktionen, die parallel auf einem Objekt ablaufen dürfen und Aktionen, bei denen der Zugriff auf ein Objekt für den Zeitraum der Bearbeitung geschützt werden muss, um Konflikte auszuschließen.

Parallel können in FirstSpirit die folgenden Aktionen auf einem Objekt erfolgen:

• Anlegen: Das Anlegen neuer Objekte im Projekt.
• Löschen: Das Löschen bereits vorhandener Objekte aus dem Projekt.
• Kopieren: Das Kopieren bereits vorhandener Objekte an eine andere Position im Projekt.
• Verschieben: Das Verschieben bereits vorhandener Objekte an eine andere Position im Projekt.

Nicht parallel dürfen die folgenden Aktionen ausgeführt werden:

• Ändern: Das Ändern der Inhalte eines Objekts, beispielsweise einer Seite der Inhalte-Verwaltung.
• Freigabe: Bei der Freigabe eines Objekts muss der parallele Zugriff ebenfalls unterbunden werden, da die Freigabe sicherstellt, dass nur ein genau definierter und überprüfter Stand eines Objekts freigegeben wird.

Zum Unterbinden der parallelen Bearbeitungsmöglichkeit dient das in FirstSpirit realisierte System des „Bearbeitungsmodus“. Wählt ein Benutzer ein zu bearbeitendes Objekt aus (z. B. eine Seite der Inhalte-Verwaltung, auf der inhaltliche Änderungen vorgenommen werden sollen), muss er dieses Objekt für die Dauer seiner Arbeit für den Zugriff anderer Benutzer sperren. Inhaltliche Änderungen an einem Objekt sind nur möglich, wenn sich das Objekt im Bearbeitungsmodus befindet. Dadurch wird sichergestellt, dass nicht mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Objekt arbeiten und somit inkonsistente Daten entstehen. Dabei wird ein hohes Maß an Sicherheit erreicht und gleichzeitig eine Möglichkeit zum parallelen Arbeiten mit einer entsprechend hohen Bearbeitungsgeschwindigkeit in Multi-User-Umgebungen geschaffen.

Versionierung, Historisierung und Archivierung

Im Bereich des Enterprise Content Management hat die Versionierung, Historisierung und Archivierung aller Informationen einen hohen Stellenwert. Primäre Zielsetzung ist die möglichst lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Änderungen, aber auch der Zugriff auf „Systemzustände aus der Vergangenheit“.

Versionierung: Bei jeder Änderung eines Objekts durch einen Redakteur, beispielsweise eines Mediums, wird durch FirstSpirit eine neue Version dieses Objektes angelegt. Damit verfügt ein Objekt über eine Versionsgeschichte, anhand der nachzuvollziehen ist, welche Änderungen von welchen Personen über die Zeit hinweg vorgenommen wurden. Neben diesen einfachen Änderungen berücksichtigt die Versionierung in FirstSpirit auch komplexe Strukturen, die zwischen den Objekten eines Projektes bestehen können. In FirstSpirit werden z. B. Seiten aus einzelnen Absätzen zusammengestellt und in der Struktur-Verwaltung zu einer Navigation verwoben. Aus der Versionierung der Basis-Objekte und der strukturellen Aspekte ergibt sich eine vollständig versionierte Beschreibung des Gesamt-Systemzustands, die eine Nachvollziehbarkeit von Änderungen erlaubt.

Historisierung: Die Historisierung in FirstSpirit baut auf dieser vollständig versionierten Beschreibung auf und dient der Wiederherstellung eines Systemzustandes aus der Vergangenheit. Über die Historisierung ist es möglich, beispielsweise den Stand einer Website zum 01.01.2012 zu erzeugen, indem man das aktuelle Live-Projekt (temporär) auf den Stand des 01.01.2012 versetzt und dann eine Generierung durchführt. Die Historisierung erzeugt nur einen temporären Stand und erlaubt nur Lesezugriffe.

Archivierung: Grundsätzlich dient die Archivierung zur langfristigen, sicheren und unverfälschbaren Speicherung der Daten. Im Rahmen von Enterprise Content Management Systemen stehen bei der Archivierung häufig das Zusammenfassen von Inhalten in abgeschlossene Einheiten und der anschließende Transfer auf ein langfristiges Aufbewahrungsmedium im Vordergrund.